İspanya’da eFaturalama

27 Aralık 2013 tarihli ve 25/2013 sayılı Kanun’un yürürlüğe girdiği 15 Ocak 2015’ten beri kamu sektörü için efaturalama (B2G) İspanya’da zorunludur. Kamu İdarelerine gönderilecek faturalar elektronik imza XAdES ile Facturae [eFatura] 3.2.X sürümünün yapılandırılmış biçimine uygun olmalıdır.

25/2013 sayılı Kanun’a göre kamu idareleri fatura tutarı 5000 Avrodan az olması durumunda basılı faturayı kabul edebilirken, 5000 Avronun üzerindeki tutarlarda eFatura zorunluluktur.

1. eFatura Platformu (FACe) ve eFatura Yönetimi

İspanya devleti, tüm kamu kuruluşlarına ücretsiz bir hizmet olarak bir e-Fatura giriş noktası (FACe) sunmaktadır. FACe kullanımı merkezi hükümet için zorunlu, bölgesel ve yerel yönetimler için isteğe bağlıdır. FACe, sisteme bağlı binlerce kamu idaresine eFatura gönderimi ve takibini sağlar.

Kamu idaresi tedarikçileri, eFaturalama çözümlerini seçmekte özgürdür. Elektronik faturalama platformu FACe’ye açık, genel ve ücretsiz otomatik ara yüzler aracılığıyla erişilebilir. Büyük şirketlerin, tüm bankacılık sektörünün ve birçok KOBİ’nin platforma entegre elektronik fatura hizmetleri sunmasını sağlamak için katma değeri yüksek dinamik bir özel çözümler pazarı yaratmıştır.

2. eFaturaları alma ve işleme yaklaşımı

FACe, merkezi hükümet için e-Faturaların tek giriş noktasıyken, yerel ve bölgesel yönetimler kendi çözümlerini geliştirebilir. Tedarikçiler, FACe portalinde bulunan dizinleri ve sorgu hizmetlerini kullanarak herhangi bir kamu idaresinin (FACe’ye bağlı olmayanlar bile) “e-Fatura adreslerini” alabilirler.

FACe tarafından sağlanan elektronik faturalama hizmetlerine, platformun portali üzerinden erişilebilir. Fatura işleme uygulamalarının doğrudan entegrasyonunu desteklemek için bir web hizmetleri ara yüzü de sağlanmıştır. FACe sitesinde efatura gönderimi için gerekli adımlar ifade edilmiştir. Ardından kamu idaresine efatura göndermek ve faturanın işlem durumunu kontrol edebilmek mümkündür.

Ekim 2019 itibarıyla, FACe sistemi 42 milyondan fazla e-Fatura işlemiştir. Mart 2021 itibariyle ise aylık temelde 1,2 milyondan fazla fatura işlenmiştir. 2015’in ilk yarısında tedarikçiler için 14 milyon Avro ve kamu idareleri için 24 milyon Avroluk tasarruf sağlandı.

3. FACEB2B Sistemi

Haziran 2018’den beri hizmet veren FACeB2B, B2B efaturalandırmaya izin veren yeni bir platformdur. İşletmeler için ücretsizdir. B2G faturalandırması için halihazırda var olan aynı formatı ve ara yüzleri kullanır. Son sürümü 20 Şubat 2019’dan beri işlevsel hale gelen FACEB2B, şirketlerin fatura göndermelerini ve yönetmelerini sistemlerine entegre etmelerine olanak sağlayan bir sistemdir.

FACEB2B sisteminin temel işlevleri:

FACEB2B, bir yandan şirketlere aşağıdaki işlevler aracılığıyla sistemle entegrasyona izin veren bir web hizmetleri ara yüzü sunmaktadır. Bu ara yüzde, fatura oluşturmak, iptal etmek, indirmek ve faturanın durumunu izlemek gibi birçok işlev sunulmaktadır.

Web portali, müşteri ile fatura hizmeti veren şirket için iki farklı erişim sunar.

Ayrıca portal, DIRe sisteminin arama motoruna benzer şekilde şirket numarası, adı ve koduna dayalı bir varlık arama motoru sunacaktır.

4. FACeB2B’ye kayıt ve fatura gönderimi

Bir şirket FACeB2B kullanmak istiyorsa, önce kayıt olması gerekir. Bunu yapmak bir DIRe kodu gerektirir. DIRe kodu, bir şirkete FACeB2B’nin Genel Giriş Noktası aracılığıyla elektronik faturalar alabilmesi için atanan bir koddur. Bunun için, alıcı şirketin FACeB2B’ye kaydolması ve DIRe kodunu kaydettirmesi gerekir. Bu kod genellikle NIF’inizdir [NIF, bir faturanın hem düzenleyicisinin hem de alıcısının verilerini tamamlarken gerekli olan bir koddur] ve ardından dört sıfır gelir. FACe’den farklı olarak, FACeB2B’nin sunduğu tüm avantajlardan yararlanmak için bir hizmet sağlayıcısıyla çalışılmalıdır. Sağlayıcının ayrıca DIRe ve FACeB2B’ye kayıtlı olması gerekir. Ek olarak, ilgili şirket tarafından, kayıt sırasında hizmet sağlayıcısını ESF (Empresa de Servicios de Facturación-Fatura Servis Sağlayıcı Şirket) olarak yetkilendirmesi gerekir.

Son olarak, faturaları yalnızca SAP veya Microsoft Dynamics NAV gibi bir ERP sisteminden belirli bir formatta dışa aktarmak mümkündür. Bunun için uzman bir EDI sağlayıcısı gereklidir.