Polonya'da E-Fatura Sistemi
2014/55/EU AB Direktifi, Birlik içindeki kamu alımlarında e-Fatura kullanımını düzenleyerek, AB genelinde dijital dönüÅŸüm sürecini hızlandırdı.
Sürekli Ä°ÅŸlem Kontrolü (CTC) reformu kapsamında, vergi otoritelerinin KDV tahsilatını hızlandırması ve KDV sahtekarlığıyla daha etkili mücadele etmesi amaçlandı. Bu doÄŸrultuda, Avrupa ülkeleri yalnızca kamu kurumları arası faturalandırma (B2G) ile sınırlı kalmayarak, dönüÅŸümü ÅŸirketler arası (B2B) ve hatta ÅŸirketten tüketiciye (B2C) faturalandırmayı da kapsayacak ÅŸekilde geniÅŸletti.
Ä°talya, bu geçiÅŸ sürecini tamamlayan ilk AB ülkesi oldu ve 2019 itibarıyla tüm iÅŸlemlerde e-Fatura kullanımını zorunlu hale getirdi.
Polonya, Ä°talya'nın izinden giderek merkezi onay modelini uygulayan AB ülkelerinden biridir.Bu kapsamda, Polonya hükümeti Nisan 2019'da B2G (kamuya faturalandırma) süreçlerini yönetmek için merkezi bir platform olan “PEF” (Platforma Elektronicznego Fakturowania) sistemini devreye aldı.Daha sonra, Ekim 2021'de, B2B (ÅŸirketler arası) ve B2C (ÅŸirketten tüketiciye) faturalandırma süreçlerini yönetmek için “KSeF” (Krajowy System e-Faktur) adlı bir baÅŸka merkezi platformu kullanıma sundu.
B2G faturalandırmada zorunlu e-Fatura geçiÅŸi 2019 yılında tamamlandı.
Öte yandan, B2B e-Fatura geçiÅŸi baÅŸlangıçta 1 Ocak 2024 itibarıyla zorunlu hale gelecekti. Ancak bu tarih 1 Temmuz 2024’e ertelendi.
B2B Faturaları
Polonya, yeni e-Fatura sistemine geçiÅŸin kademeli olarak gerçekleÅŸmesini ve mükelleflerin sürece sorunsuz adapte olmasını saÄŸlamak için aÅŸamalı adımlar atmaktadır.
Bu doÄŸrultuda, hükümet Ekim 2021'de bir test aÅŸaması baÅŸlattı ve Ocak 2022 itibarıyla alıcının onayını gerektiren, gönüllü e-Fatura modelini uygulamaya koydu.
Avrupa Komisyonu, 30 Mart 2022 tarihinde Polonya hükümetinin, elektronik faturaların Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF) üzerinden iÅŸlenmesini zorunlu hale getirme talebini onayladı.
Komisyonun onayıyla birlikte, Temmuz ayında Polonya’nın 1 Ocak 2024’ten itibaren zorunlu e-Fatura sistemine geçiÅŸ yapmasına karar verildi.
Proje Yayılım Aşamaları
Zorunluluk kapsamı, Polonya KDV mevzuatına göre fatura düzenlenmesi gereken tüm iÅŸlemler için Polonya'da kurulmuÅŸ vergi mükellefleri ile sınırlıdır.
​
Hükümetin bu zorunluluÄŸu getirme motivasyonu, KDV tahsilatını kolaylaÅŸtırmak, KDV sahtekarlığıyla mücadele etmek ve kamu sektöründe dijitalleÅŸmeyi hızlandırmaktır.Yeni sistem, vergi mükellefleri için de çeÅŸitli avantajlar sunmaktadır. Mükellefler, fatura durumlarını görüntüleyebilir, faturalarını daha güvenli ve düÅŸük maliyetle arÅŸivleyebilir ve iÅŸ süreçlerini otomatikleÅŸtirerek vergi uyumluluÄŸunu daha kolay hale getirebilir.Ayrıca, hükümet bu geçiÅŸi teÅŸvik etmek amacıyla KDV iade sürecini 60 günden 40 güne düÅŸürmüÅŸ ve ÅŸirketleri JPK_FA dosyası sunma zorunluluÄŸundan muaf tutmuÅŸtur.
Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF)
-
Ekim 2021’de Polonya hükümeti, KDV Yasası’nda deÄŸiÅŸiklik yaparak Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF)’i devreye aldı. Bu sistem, merkezi onay modelinin bir parçası olarak iÅŸletmeler arasındaki e-Fatura paylaşımında aracı görevi görmektedir.
-
Ä°ÅŸletmeler, kullanıcı kimlik doÄŸrulaması için kamuya açık yöntemlerden birini kullanabilir.
-
KSeF, yapılandırılmış e-Faturaların oluÅŸturulmasını, gönderilmesini, alınmasını, iÅŸlenmesini, arÅŸivlenmesini ve denetlenmesini saÄŸlar.
-
KSeF, her faturaya zaman damgası ekler ve KSeF fatura numarası atar.
-
Faturalar, portaldan XML veya PDF formatında indirilebilir.
-
Portal, elektronik faturaları 10 yıl boyunca arşivler.
-
Ä°ÅŸletmeler, ERP sistemlerinde yapılandırılmış e-Faturalar oluÅŸturabilir ve bunları uygulama programlama arayüzü (API) aracılığıyla KSeF'e gönderebilir.
Fatura Yapısı
Yapılandırılmış fatura, KDV Yasasında tanımlanan e-Fatura FA (1) mantıksal yapısına uygun XML formatında oluÅŸturulur. Fatura, detaylı bilgiler içerir ve bunların birçoÄŸu isteÄŸe baÄŸlıdır.Gönüllü kullanım aÅŸamasında, e-Faturalar kağıt faturalarla birlikte kullanılmaya devam edecek ve gönderimleri alıcının onayına baÄŸlı olacaktır.
Kimlik DoÄŸrulama Türleri
Kullanıcı kimlik doÄŸrulaması için dört kamuya açık yöntem bulunmaktadır:
-
Nitelikli elektronik imza
-
Nitelikli elektronik mühür
-
Güvenilir imza
-
KSeF tarafından oluşturulan benzersiz jeton (token)
Polonya için Melasoft e-Fatura Paketi
​
Melasoft eklenti paketleri, Melasoft’un kendi ad alanı (namespace) altında oluÅŸturulmuÅŸtur ve bu nedenle SAP veya diÄŸer ERP sistemlerinin mevcut iÅŸ süreçlerini etkilemez.
SAP modülü kullanıcıları, daha önce uyguladıkları adımları aynen takip eder ve Melasoft eklentisi, gerekli bilgileri otomatik olarak alarak KDV yasalarının gerektirdiÄŸi ÅŸekilde yapılandırılmış XML formatında bir e-Fatura oluÅŸturur.
Bu paketin ERP sisteminize entegre edilmesiyle, KSeF portalında manuel iÅŸlem yapma gerekliliÄŸi ortadan kalkar ve kullanıcıların iÅŸ yükü azalır.
​
E-Fatura Süreçleri
-
Giden Fatura Kokpiti
MüÅŸterinin ERP sisteminde fatura oluÅŸturulduÄŸunda, sistem gerekli bilgileri otomatik olarak alır ve FA (1) formatında bir XML dosyası oluÅŸturur. Fatura, giden fatura kokpitine düÅŸtüÄŸünde, kullanıcı faturayı XML ve PDF formatlarında görüntüleyebilir, not veya ek dosya ekleyebilir, faturayı silebilir ya da KSeF’in aracı hizmetleri üzerinden alıcıya gönderebilir.
Fatura KSeF portalında deÄŸerlendirildikten sonra, kokpitteki durumu güncellenir. EÄŸer fatura doÄŸrulanmazsa, sistem durumu buna göre deÄŸiÅŸtirir ve kullanıcı portaldan gelen ret sebebini görüntüleyebilir. EÄŸer fatura doÄŸrulanırsa, alıcının gelen kutusuna otomatik olarak iletilir.
-
Gelen Fatura Kokpiti
Paketimiz, KSeF’ten gelen e-Faturaları alarak Melasoft gelen fatura kokpitine aktarır. Gelen XML dosyasındaki bilgiler otomatik olarak iÅŸlenir ve müÅŸterinin ERP ekranlarına entegre edilmek üzere ayrıştırılır.
Kullanıcı, XML ve PDF formatlarında e-Faturayı görüntüleyebilir, kontrol edebilir, durumunu kontrol edebilir, indirebilir ve e-posta ile gönderebilir.
